Persondatapolitik

Formål

Formålet med en persondatapolitik for Optimeet og dets datter-/søsterselskaber Forlaget Optimeet ApS og Konference.dk ApS (herefter benævnt Optimeet) er at forklare, hvordan vi indsamler, beskytter og anvender personoplysninger. Det er Optimeet’s mål at opretholde et højt niveau af sikkerhed og en forsvarlig behandling og beskyttelse af personlige oplysninger.

Personlige oplysninger dækker alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, herunder, men ikke begrænset til vedkommendes for- og efternavn, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.

Dataansvarlig

Optimeet opsamler data om sine brugere (planlæggere af møder og events) og kunder (leverandører til møder og events) med henblik på at kunne levere informationer, nyheder, magasiner, bøger, tryksager, tilbud, invitationer, arrangementer, bookingservice og lignende vedrørende møde- og eventbranchen.

Optimeet er dataansvarlig og udfører håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Optimeet leverer en lang række serviceydelser til brugere og kunder. For hver enkelt serviceydelse kan der gælde særskilte vilkår og betingelser.

Når du, ved bestilling af en ydelse eller ved tilmelding til et arrangement afgiver dine personoplysninger, giver du samtidig samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af Optimeet og dets samarbejdspartnere.

Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi

For at kunne handle med dig, gennemføre arrangementer med din deltagelse og levere nyheder, informationer og tjenester til dig indsamler vi personlige oplysninger. Optimeet indsamler disse oplysninger på følgende vis:

• Når du bestiller/booker, køber eller tilmelder dig en af Optimeet’s serviceydelser.
• Fra personer der handler/tilmelder på dine vegne.
• I forbindelse med afgivelse af tilbud og/eller ved anmodning om en samarbejdsaftale.
• Via browser cookies og ved brug af Optimeet digitale ydelser.
• I forbindelse med abonnement på Optimeet’s forskellige nyhedsmedier (både online og offline)
• Ved gennemførelse af bruger- eller kundeanalyser
• I forbindelse med deltagelse i konkurrencer.
• Fra sociale medier, reklame- og serviceudbydere samt offentlige registre.

Optimeet indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, firma, telefonnummer, e-mailadresse, titel samt andre almindelige personoplysninger.
• Bestillings-/bookings-/leverings-/deltagerhistorik
• Type, frekvens og deltagerantal i relation til de møder og events brugere planlægger
• Feedback via vores kunde-/brugerundersøgelser.
• Feedback via fysiske eller onlinebaserede konkurrencer.
• Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.

Du kan vælge at give Optimeet personoplysninger ud over de almindelige personoplysninger, hvis du vurderer at det har betydning for den ydelse Optimeet skal levere til dig. Dette kan f.eks. være oplysning om særlige allergier og fødevarepræferencer. Såfremt du vælger at gøre dette, betragter Optimeet det som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse eventuelt følsomme oplysninger om dig.

Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil Optimeet i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. din kollega eller en samarbejdspartner (eksempelvis ved fælles tilmelding til vores arrangementer eller ved aftale om levering af en eller flere ydelser). I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere om Optimeet vilkår og betingelser samt vores persondatapolitik. Det er også pålagt tredjeparten at sørge for indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

Optimeet ønsker at vores arrangementer kan gennemføres i så god en stemning og med så højt et udbytte som mulig for såvel brugere som kunder. Derfor indsamler Optimeet i helt særlige tilfælde oplysninger om personer, som optræder i uoverensstemmelse med et givent arrangements formål med henblik på kunne udelukke disse personer ved fremtidige arrangementer.

Deling og opbevaring af personoplysninger

Personoplysninger afgivet til Optimeet lagres på servere, der administreres af tredjemænd (databehandler) på vegne af Optimeet i henhold til vores datapolitik og den gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.
Personoplysninger afgivet til Optimeet videregives kun til:

• Interne afdelinger
• Udvalgte tredjemænd i forbindelse med vedligehold og servicering af systemer som anvendes af Optimeet.
• Associerede selskaber af Optimeet, der leverer ydelser, som hører ind under Optimeet’s normale virkefelt.
• Udvalgte samarbejdspartnere, for at kunne levere den serviceydelse du har bestilt eller tilmeldt dig.

I forbindelse med forespørgsler og/eller booking af mødelokaler gør vi opmærksom på, at Optimeet betragter sig som formidler af din henvendelse. Optimeet handler således ud fra din instruks. Det indebærer, at Optimeet og de steder du vælger at sende forespørgslen til, alle er selvstændige dataansvarlige. Der er således et delt datasansvar, og de steder du vælger vil behandle dine personoplysninger i henhold til deres egne persondatapolitikker.

Personoplysninger afgivet direkte til en udstiller (eksempelvis udlevering af dit visitkort eller ved at give en udstiller tilladelse til at scanne dit navneskilt) ved et Optimeet arrangement opfattes som levering af personlige oplysninger udenom Optimeet, og betragtes derfor som levering af personoplysninger direkte til udstilleren, hvormed at udstillerens persondatapolitik finder anvendelse.

Optimeet opbevarer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de serviceydelser som Optimeet leverer. Optimeet har rutiner for sletning af persondata. Efter en periode uden aktivitet på en person slettes eller anonymiseres denne. Hvor længe perioden er, varierer efter hvilken serviceydelse der er tale om – dog maximalt 3 år med mindre lovgivningen dikterer andet (f.eks. bogføringsloven).

Dine rettigheder

I henhold til gældende lovgivning om persondata, har du en række rettigheder. Rettighederne er som følger:

• Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Optimeet behandler om dig.
• Ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Optimeet har registreret om dig.
• Ret til at få slettet de personoplysninger Optimeet har registreret om dig, dog ikke oplysninger, som Optimeet ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække dit samtykket tilbage. Behandling af dine personoplysninger vil herefter ophører, medmindre Optimeet er pålagt at skulle behandle personoplysningerne efter lovgivningen.

Du kan anmode Optimeet om at få leveret en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Anmodningen skal ske skriftligt (med underskift) og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse. Du kan også kontakte Optimeet, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

Optimeet
Jernbanevej 4, 1.sal
2800 Kgs. Lyngby
Att: Jacob Nedergaard

Optimeet vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse. Optimeet kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

Kontakt

Har du spørgsmål, kommentarer eller klager til Optimeet’s behandling af personoplysninger kan du henvende dig til:

Optimeet
Jernbanevej 4, 1.sal
2800 Kgs. Lyngby
Att: Jacob Nedergaard

Hvis en eventuelt klage ikke medfører en afklaring med Optimeet, kan du herefter rette din klage til Datatilsynet.

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Optimeet’ hjemmeside.